Praxis

Eine Fehlentscheidung kann Sie viel Zeit und Geld kosten. Diese 5 Tipps werden Sie bei der Softwareauswahl vor einem großen Fehler bewahren.

Die Entscheidung, eine bestimmte Software für einen zentralen Bereich Ihrer Arbeit einzusetzen, hat weitreichende Konsequenzen. Ist eine Entscheidung für eine Software gefallen, muss sie installiert und dann eingerichtet werden. Selbst bei pfiffigem Mitarbeitern und einem überschaubaren Funktionsumfang muss eine Einweisung erfolgen. Auch eine Schulung zur Software kann erforderlich sein. Nach und nach werden Sie das Programm mit ihren Daten füllen. Stellt sich nun nach einiger Zeit heraus, dass die Software überhaupt nicht zu ihnen passt, ist Zeit verloren und Geld versenkt. Mit unseren fünf Tipps vermeiden Sie die größten Fehler.

1 Features, die Sinn machen

Wir kennen das alle, wir entscheiden uns für ein Produkt, weil es reichlich mit Optionen ausgestattet ist. Nach einer kurzen Nutzungszeit stellen wir oft fest, die meisten Features brauchen wir überhaupt nicht. Natürlich ist eine Software nicht nur auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten, sondern muss für einen größeren Kundenkreis von Interesse sein. Deshalb müssen Sie die Software daraufhin untersuchen, ob dort möglichst all die Dinge enthalten sind, die sie unbedingt brauchen. Dazu erstellen Sie eine Liste mit Features, die Sie unbedingt benötigen, sogenannte KO-Kriterien. Erstellen Sie eine zweite Liste weiterer Optionen, welche die KO-Kriterien sinnvoll ergänzen oder von denen Sie wissen, dass Sie sie zumindest gelegentlich brauchen werden – Ergänzungen. Als Drittes notieren Sie Dinge, von denen es schön wäre, sie zu haben – nice to have. Mit diesen drei Listen klopfen Sie dann die Software ab, die Sie nutzen wollen. So stellen Sie sicher, dass ihre Anforderungen weitgehend abgedeckt werden.

2 Verbesserung des Workflows

Der Einsatz einer Software soll ihnen ihre Arbeit erleichtern. Die Anwendung sollte daher so gestalten sein, dass Sie schneller, effizienter, fehlerfreier arbeiten. Ob eine Software dies leistet, lässt sich nicht anhand eines Kataloges von Optionen herausfinden. Dies testet man am besten mithilfe einer Testversion. Bietet ein Hersteller so etwas nicht an, sollten Sie ihn sofort ausschließen. Auch sollte sie die Testversion nicht unter Zeitdruck setzen, weil Sie nur wenige Tage lauffähig ist. Die Entscheidungsfindung dauert meist länger als nur 7 oder 14 Tage. Vertrauen Sie Demoversionen, die alle Möglichkeiten zeigen und das unbefristet.

Natürlich hat eine Demoversion einer Software immer irgendwelche Einschränkungen. Diese sollten vom Anbieter allerdings so gestaltet sein, dass sie den Nutzwert der Testversion nicht einschränken. So könnte die Anzahl der einzugebenden Datensätze begrenzt sein. So etwas stellt aber kein Problem dar. Ob Sie eine CRM-Software mit 50 oder mit 500 Adressen Testen macht für die Prüfung keinen Unterschied. Funktionen, die Sie in der Testversion nicht ausführen können oder die nicht enthalten sind, verhindern dagegen eine umfassende Prüfung.

3 Werkzeuge, die Sie verstehen

Ebenfalls nur in einer echten Demoversion können Sie testen, ob die vorhandenen Werkzeuge sinnvoll gestaltet sind. Zunächst ist es wichtig, dass Sie die Werkzeuge verstehen, die ihnen zur Verfügung stehen. Es muss klar sein, was sie mit einer Funktion erreichen können. Außerdem muss die Handhabung intuitiv sein. Nur so kommen Sie schnell zu einem gewünschten Ergebnis.

Aber eines ist auch klar. Eine leistungsfähige Software ist ein komplexes Produkt. Nicht alles kann intuitiv erfasst werden. Daher ist es immer mal wieder notwendig, Dinge im Handbuch oder der Online-Hilfe nachzuschlagen. Auch mit einer ausführlichen und verständlichen Dokumentation zeichnet sich eine gute Software aus. Darin sollten die Werkzeuge des Programms erklärt werden und wie man damit arbeitet Wird die Funktion eines Buttons lediglich mit einer Umschreibung seiner Beschriftung erklärt (Löschen – Hier löschen Sie einen Datensatz), nützt das gar nichts. Stoßen Sie auf so etwas, wissen Sie, der Hersteller hat nicht viel Arbeit investiert. Wollen Sie so jemanden vertrauen?

4 Anpassung an ihre Arbeitsweise

Die Software sollte so flexibel sein, dass sie sich an ihr Geschäftsmodell anpasst. Ein Unternehmen vergibt Rabatte immer abhängig vom Auftragswert, ein anderes macht den Rabatt vom Kunden abhängig. Eine flexible Rechnungssoftware zwingt Ihnen nicht eine bestimmte Vorgehensweise auf. In einem Lager gibt es feste Lagerplätze für die Artikel, ein anderes Lager wird nach dem chaotischen Lagersystem geführt. Die passende Lagersoftware ermöglicht, Ihnen Ihr System beizubehalten und zwingt Sie nicht zur Umstellung. Diese beiden Beispiele sollen klar machen, die Software muss alles das bereithalten, was Sie für ihre Arbeitsweise brauchen. Sie müssen die Möglichkeit haben, mit der Software ihre Geschäftsvorfälle so abzubilden, wie sie bei Ihnen ablaufen. Zwingt Sie, die Software davon abzuweichen, passt sie nicht zu Ihnen.

Aber Eines ist natürlich auch klar. Sie werden keine Software finden, die in allen Punkten zu 100% ihrer Arbeitsweise entspricht. Kleine Abstriche sind immer in Kauf zu nehmen. Aber eine Anwendung, die Sie in ein bestimmtes Korsett zwingt, sollten Sie meiden.

5 Zukunft schon eingebaut

Sie kennen es, aus ihrer beruflichen Praxis. Sie tun heute viele Dinge und bewältigen heute Aufgaben, an die sie vor zwei, drei Jahren vielleicht noch gar nicht gedacht haben. Auch einer solchen Herausforderung muss sich Ihre zukünftige Software stellen. Selbst wenn sie ihre KO-Kriterien und Wunschfeatures erfüllt, sollten Sie darauf achten, dass die Software Möglichkeiten für einen Ausbau bietet. Es muss möglich sein, mit der Software auch Daten erfassen zu können, an die Sie heute noch nicht denken. Klopfen Sie daher eine Software daraufhin ab, ob es Ausbau-Features gibt. Schauen Sie nach zusätzlichen Feldern, die Sie selbst einrichten können, neue Datenbanken anlegen, selbst Listen erstellen, Auswertungen kreieren, Abfragen formulieren.

Prüfen Sie auch den Anbieter. Dieser sollte unbedingt ein Customizing der Software anbieten. Unter Customizing versteht man einen Service, bei dem der Hersteller das Programm nach ihren Vorstellungen anpasst. So stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf zukünftig benötigte Features nachgerüstet bekommen. Nur so sichern Sie langfristig ihre Software-Investition.

Auch sollten Sie den Softwarehersteller genauer unter die Lupe nehmen. Wie lange gibt es das Unternehmen schon? Bietet es regelmäßig Updates für seine Software an? Wie ist der Support gestaltet? Nur wenn auch diese Faktoren stimmen, haben Sie eine Gewähr dafür, dass Sie die Software auch in einigen Jahren noch einsetzen können.

Wir wünschen ihnen viel Erfolg bei der Auswahl ihrer Unternehmenssoftware. Sollten Sie noch Fragen haben können Sie uns gerne ansprechen.