Eine gute CRM Anwendung sollte neben der Datenspeicherung und einfachen Suchwerkzeugen auch Instrumente zu einer übergreifenden Organisation der Daten bereithalten. Mal eben eine Telefonnummer oder eine E-Mail Adresse heraussuchen, das kann man auch mit einer Excelliste. Vielmehr kommt es darauf an, auch komplexere Zusammenhänge abbilden zu können. Das Herstellen von Beziehungen zwischen den Datensätzen ist dabei noch die einfachste Form.
Abseits der Anwendung muss man auch organisatorisch richtig aufgestellt sein. Das C von CRM sollte sich dabei nicht auf Kunden im engen Sinn beschränken. Vielmehr soll das System alle mit dem Unternehmen verbundene Einheiten verwalten. Dazu gehören Steuerberater und Rechtsanwälte ebenso wie Handwerker, externe Dienstleister, Amtsträger und Politiker. So hat man deren Daten nicht nur schnell im Zugriff, sie stehen auch für weitere Zwecke zur Verfügung.
Warum diese Anforderungen? Zur Veranschaulichung soll folgendes Beispiel dienen. Sie möchten ein Event veranstalten, eine Hausmesse, eine Produktvorstellung, ein Jubiläum. Dazu sollen Kunden, Lieferanten, Presse und für das Unternehmen wichtige Multiplikatoren eingeladen werden. Für die Veranstaltung selbst braucht es zahlreiche Dienstleister. Hierzu zählen Caterer, Musiker oder DJ, Druckerei, Innenausstatter, Service- und Reinigungskräfte. An diesem Beispiel wird schnell klar, warum nicht nur Kunden ins CRM gehören. Sind all die benötigten Daten bereits im System, wäre es wünschenswert, damit auch das Event organisieren zu können.
Der Schlüssel dazu sind Projekte. ProAdress kann Projekte verwalten. Zur Vereinfachung sprechen wir im Folgenden von Adressen und meinen damit alle im CRM eingetragenen Firmen und Personen. ProAdress kann zu jeder Adresse unbegrenzt Kontakte, Dokumente und ToDos (Aufgaben) speichern. Damit lässt sich für jede Adresse eine komplette Historie führen. Eine übersichtliche Darstellung der Historie stellt ProAdress aus den gespeicherten Angaben selbst zusammen.
Durch Projekte lassen sich Kontakte, Dokumente und ToDos beliebig vieler Adressen zusammenfassen. Eine Adresse kann beliebig vielen Projekten zugeordnet werden. Ein Projekt kann mit einer unbegrenzten Anzahl von Adressen verknüpft werden. Projekte stellen eine zusätzliche Ordnungsebene dar. ProAdress stellt zu jeder Adresse nicht nur die Aktivitäten und Dokumente dar, sondern auch die verknüpften Projekte. ProAdress lässt dem Anwender die Wahl, Projekte zu nutzen. Es besteht aber keine Notwendigkeit für jede kleine, individuelle Aktion ein Projekt anzulegen.
Bei der Darstellung eines Projektes in ProAdress werden die Adressen zusammen mit Ihrer Funktion aufgelistet. Zu jeder Adresse werden dann auch die Kontakt-, Dokument-, und ToDo Einträge aufgelistet. Allerdings nur solche, die auch zum Projekt gehören.
Zurück zum Beispiel, dem Event. Es bietet sich an, hierfür zwei Projekte anzulegen. Das erste Projekt steuert alle Aktivitäten rund um den öffentlichen Bereich. Hierzu können Einladungen, Social Media, Pressemitteilungen und Ähnliches zählen. Das zweite Projekt begleitet die internen Aktivitäten wie Räumlichkeiten, Unterhaltung, Bewirtung, Technik, Beleuchtung etc.
Da es ProAdress ermöglicht, jede Adresse mit jedem Projekt zu verknüpfen, können alle im System erfassten Daten sofort und unmittelbar genutzt werden. Sollten später neue Adressen hinzukommen, können diese ebenfalls nahtlos ins Projekt integriert werden.
Grundsätzlich überlegt man für jedes Vorhaben, wie umfangreich es werden könnte. Danach wird die Aufteilung auf ein oder mehrere Projekte vorgenommen. Werden zu viele Punkte bzw. Adressen in ein Projekt gepackt, leidet die Übersichtlichkeit. Ebenso, wenn man die Aufteilung zu kleinteilig wählt. Dann muss man oft zwischen den Projekten springen, um Dinge einzutragen oder nachzuschauen.
Wir als Hersteller von ProAdress führen zu jedem Kunden i.d.R. drei Projekte. Das erste Projekt ist das Produkt. Damit decken wir alles um den Produktverkauf ab wie Beratung, Verkauf, Updates. Das zweite Projekt ist Support. Dort werden Info zu Supportanfragen, Fernwartungen und Lösungen verwaltet. Als drittes Projekt führen meist noch die Allgemeine Verwaltung. Dort verwalten wir Dinge wie die Wechsel von Ansprechpartner, Neuausstellung von Rechnungen und Ähnliches.